Trong hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều doanh nghiệp tập trung vào giá cước, thời gian vận chuyển hay lựa chọn hãng tàu mà quên rằng chứng từ mới là yếu tố quyết định việc thông quan nhanh hay chậm. Thực tế cho thấy, chỉ một sai sót nhỏ trong bộ hồ sơ cũng có thể khiến lô hàng bị giữ lại nhiều ngày, phát sinh phí lưu kho, lưu bãi và ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng.

Bài viết dưới đây sẽ phân tích những lỗi nhỏ trong chứng từ khiến hàng bị giữ nhiều ngày, đồng thời đưa ra giải pháp phòng tránh hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Sai lệch thông tin giữa các chứng từ

Đây là lỗi phổ biến nhất nhưng lại dễ bị bỏ qua. Các thông tin cơ bản như:

• Tên người gửi (Shipper)

• Tên người nhận (Consignee)

• Địa chỉ công ty

• Mã số thuế

• Mô tả hàng hóa

Nếu không đồng nhất giữa Invoice, Packing List, Bill of Lading hoặc Airway Bill, hải quan có thể yêu cầu giải trình hoặc sửa đổi.

Ví dụ: Invoice ghi “ABC Trading Co., Ltd” nhưng Bill of Lading lại ghi “ABC Trading Company Limited”. Dù chỉ khác cách viết, hệ thống vẫn có thể coi là không trùng khớp.

Hậu quả:
Hàng bị giữ để xác minh, yêu cầu chỉnh sửa chứng từ gốc hoặc phát hành lại vận đơn – mất từ 1–5 ngày, thậm chí lâu hơn nếu phải gửi chứng từ qua lại quốc tế.

2. Khai sai hoặc thiếu mã HS Code

HS Code quyết định mức thuế và chính sách quản lý hàng hóa. Chỉ cần khai sai 1–2 số cuối cũng có thể dẫn đến:

• Áp sai thuế suất

• Bị yêu cầu kiểm hóa thực tế

• Bị truy thu và phạt hành chính

Nhiều doanh nghiệp chủ quan sử dụng mã HS của lô hàng trước đó mà không cập nhật quy định mới.

Lưu ý:
Hệ thống phân loại hàng hóa có thể thay đổi theo từng năm. Doanh nghiệp nên kiểm tra biểu thuế mới nhất hoặc tham khảo tư vấn từ đơn vị khai báo chuyên nghiệp.

3. Mô tả hàng hóa quá chung chung

Việc mô tả hàng không rõ ràng là một trong những nguyên nhân khiến hải quan nghi ngờ và yêu cầu kiểm tra bổ sung.

Ví dụ mô tả sai cách:

• “Food”

• “Spare parts”

• “Clothes”

Thay vào đó, cần ghi chi tiết như:

• “Instant cereal powder – packaged dry food – for personal use”

• “Automotive brake pads – new – steel material”

Mô tả càng cụ thể, quá trình thông quan càng nhanh.

4. Sai trọng lượng hoặc số kiện

Chênh lệch giữa thực tế và chứng từ là lỗi nghiêm trọng.

Các trường hợp thường gặp:

• Invoice ghi 10 kiện nhưng thực tế có 12 kiện

• Trọng lượng trên vận đơn khác với Packing List

• Sai đơn vị tính (kg – lbs)

Hải quan có thể yêu cầu kiểm hóa 100% lô hàng để xác minh. Điều này làm tăng thời gian xử lý và chi phí phát sinh.

5. Thiếu chữ ký, con dấu hoặc ngày tháng

Nghe có vẻ đơn giản, nhưng rất nhiều bộ hồ sơ bị trả lại vì:

• Thiếu chữ ký trên Commercial Invoice

• Không có dấu công ty (đối với thị trường yêu cầu)

• Không ghi ngày phát hành chứng từ

Một số quốc gia có quy định bắt buộc về hình thức chứng từ. Nếu không đáp ứng đúng, hồ sơ sẽ bị từ chối ngay từ bước đầu.

6. Khai sai giá trị hàng hóa

Khai thấp giá trị để giảm thuế là rủi ro lớn. Hải quan có thể:

• So sánh với cơ sở dữ liệu giá thị trường

• Yêu cầu cung cấp hợp đồng, chứng từ thanh toán

• Tạm giữ hàng để xác minh

Ngược lại, khai sai do nhầm lẫn (ví dụ thiếu số 0) cũng gây hậu quả tương tự.

Giải pháp: Luôn kiểm tra kỹ giá trị tổng và đơn giá trước khi phát hành Invoice.

7. Không đồng nhất điều kiện Incoterms

Nếu hợp đồng ghi FOB nhưng Invoice lại thể hiện CIF, sẽ gây tranh cãi về trách nhiệm chi phí và bảo hiểm.

Sự không thống nhất này có thể khiến:

• Hải quan yêu cầu làm rõ

• Hãng tàu từ chối phát hành chứng từ

• Phát sinh tranh chấp giữa hai bên mua – bán

8. Sử dụng mẫu chứng từ cũ

Một số doanh nghiệp vẫn sử dụng form cũ không còn phù hợp với quy định hiện hành. Điều này thường xảy ra khi:

• Không cập nhật quy định mới

• Sao chép từ lô hàng trước

• Không kiểm tra yêu cầu riêng của từng quốc gia

Kết quả là hồ sơ không đạt yêu cầu và phải chỉnh sửa lại toàn bộ.

Hậu quả khi hàng bị giữ do lỗi chứng từ

Những lỗi nhỏ trong chứng từ có thể dẫn đến hậu quả lớn:

• Phí lưu container (demurrage)

• Phí lưu bãi (storage)

• Phí sửa vận đơn

• Chậm tiến độ giao hàng

• Mất uy tín với khách hàng

Đặc biệt với hàng thực phẩm, mỹ phẩm hoặc hàng theo mùa, việc chậm trễ vài ngày cũng có thể gây thiệt hại đáng kể.

Giải pháp hạn chế lỗi chứng từ

Để tránh tình trạng hàng bị giữ nhiều ngày, doanh nghiệp nên:

1. Kiểm tra chéo trước khi phát hành chứng từ

So sánh thông tin giữa Invoice – Packing List – Bill of Lading.

2. Sử dụng checklist chuẩn

Tạo danh sách kiểm tra cố định cho từng loại hàng.

3. Cập nhật quy định thường xuyên

Theo dõi thay đổi về HS Code, thuế suất và yêu cầu nhập khẩu.

4. Làm việc với đơn vị logistics chuyên nghiệp

Đơn vị có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ rà soát và tư vấn trước khi khai báo.

Kết luận

Những lỗi nhỏ trong chứng từ khiến hàng bị giữ nhiều ngày thường xuất phát từ sự chủ quan hoặc thiếu quy trình kiểm soát nội bộ. Tuy chỉ là sai sót nhỏ về câu chữ, con số hoặc cách trình bày, nhưng hậu quả có thể kéo dài nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đầu tư thời gian kiểm tra chứng từ kỹ lưỡng chính là cách tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất. Một bộ hồ sơ chính xác, rõ ràng và đồng nhất sẽ giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, hạn chế tối đa rủi ro và bảo vệ uy tín thương hiệu trên thị trường quốc tế

Gửi Cháo Gói Đi Đức Nhanh, An Toàn, Đúng Quy Định, Uy Tín Số 1

Gửi Quế Đi Penang Malaysia Nhanh, Giá Tốt