Table of Contents

Hướng dẫn gửi hàng sang Malaysia cho doanh nghiệp nhỏ — từ đóng gói đến theo dõi (dịch vụ từ MalaysiaCargo)

Gửi hàng sang Malaysia là cơ hội mở rộng thị trường nhưng cũng chứa nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp nhỏ không chuẩn bị kỹ. Bài hướng dẫn này đưa bạn qua từng bước — từ chuẩn bị sản phẩm, đóng gói, giấy tờ cho tới lựa chọn vận chuyển, theo dõi lô hàng và xử lý khi gặp sự cố — kèm gợi ý dịch vụ trọn gói từ MalaysiaCargo.

1. Chuẩn bị hàng & đóng gói đúng chuẩn

Phân loại hàng: xác định loại hàng (thực phẩm, hàng khô, hàng lạnh, hàng dễ vỡ) vì mỗi loại đòi hỏi tiêu chuẩn đóng gói khác nhau.
Vật liệu đóng gói: dùng vật liệu chịu va đập cho hàng dễ vỡ; với hàng đông lạnh/đông mát dùng bao cách nhiệt + gel lạnh; với hàng bột/ bưu kiện nhỏ dùng đóng gói hút chân không hoặc túi PE nhiều lớp.
Kiểm soát kích thước / pallet hóa: tối ưu kích thước thùng để tiết kiệm cước; nhóm hàng theo pallet chuẩn để dễ xếp dỡ.
Nhãn mác: ghi rõ tên sản phẩm, mã HS, thành phần, hướng dẫn bảo quản, ngày SX/HSD, thông tin người gửi/nhận bằng tiếng Anh (thêm tiếng Malay nếu cần).

2. Giấy tờ cần thiết — chuẩn để không bị giữ hàng

Commercial Invoice (hóa đơn thương mại).
Packing List (phiếu đóng gói).
Bill of Lading / Air Waybill.
Certificate of Origin (CO) nếu bạn muốn hưởng ưu đãi thuế.
Chứng nhận chuyên ngành: Halal, kiểm dịch thực vật/động vật, giấy kiểm nghiệm an toàn thực phẩm nếu mặt hàng yêu cầu.
Giấy phép nhập khẩu của đối tác (nếu bên kia có yêu cầu đặc thù).

Lưu ý: kiểm tra mã HS chính xác — sai mã HS dẫn tới tính nhầm thuế và rủi ro bị trả lại.

3. Chọn phương thức vận chuyển & Incoterms phù hợp

Hàng lạnh / hải sản: ưu tiên hàng không hoặc container lạnh (reefer) đường biển; đảm bảo cold chain liên tục.
Hàng cồng kềnh / chi phí thấp: đường biển FCL/LCL.
Incoterms: thương lượng rõ trách nhiệm (FOB, CIF, DDP…) để tránh tranh chấp chi phí và thủ tục. Với SME, DDP giúp khách hàng nhận hàng dễ hơn nhưng bạn phải chịu nhiều thủ tục.

4. Đối tác logistics & thủ tục hải quan

Chọn forwarder, customs broker có kinh nghiệm tuyến Malaysia — họ xử lý khai báo, nộp thuế và làm việc với hải quan địa phương.
Kiểm tra quy định nhập khẩu cập nhật (hàng cấm/hạn chế, tiêu chuẩn nhãn, chứng nhận bắt buộc).
Bảo hiểm hàng hóa: All Risks cho lô hàng giá trị để phòng rủi ro mất mát/hư hỏng.

5. Theo dõi lô hàng & xử lý sự cố

Tracking: đảm bảo nhà vận chuyển cung cấp tracking real-time; tích hợp tracking vào CRM nếu bán online.
Kịch bản xử lý: chuẩn bị phương án khi hàng bị giữ: bổ sung giấy tờ, trả phí lưu kho, tái xuất hàng. Tính trước chi phí dự phòng.
Hỗ trợ sau giao nhận: xác nhận POD (proof of delivery), xử lý claim nếu hàng hư hỏng trong vận chuyển.

6. Mẹo tối ưu chi phí & rút ngắn thời gian

Gom đơn/đặt FCL để tiết kiệm cước trên từng đơn hàng lớn.
Chuẩn hóa giấy tờ, lưu bản điện tử để nộp nhanh khi hải quan yêu cầu.
Đàm phán hợp đồng định kỳ với nhà vận chuyển để có biểu cước tốt hơn.

7. Dịch vụ hỗ trợ — MalaysiaCargo

MalaysiaCargo cung cấp giải pháp door-to-door cho doanh nghiệp nhỏ: tư vấn phân loại hàng, đóng gói chuyên nghiệp (bao gồm cold chain), kiểm tra chứng từ (Halal, CO, kiểm dịch), làm thủ tục hải quan, bảo hiểm và tracking chủ động. Với đội ngũ am hiểu thị trường Malaysia, MalaysiaCargo giúp giảm rủi ro bị giữ hàng, tối ưu chi phí và rút ngắn thời gian giao nhận.

Kết luận & CTA
Gửi hàng sang Malaysia cho SME thành công nếu bạn chuẩn bị kỹ từ đóng gói, giấy tờ, chọn đúng phương thức vận chuyển và đối tác logistics.